Datenschutzerklärung

Wir, die Haus8 LLC („Guidelane“, „wir“ oder „uns“), verpflichten uns, deine Privatsphäre zu achten und Informationen, die du mit uns teilst, sicher zu behandeln. Diese Datenschutzerklärung („Datenschutzerklärung“) erläutert, wie wir deine personenbezogenen Daten erheben, verwenden, offenlegen und verarbeiten, wenn du Guidelanes Software, Plattform, APIs, Dokumentation und zugehörige Tools nutzt, einschließlich der Website unter www.guidelane.io und aller verwandten Software, die Guidelane bereitstellt, um mit KI-Unterstützung Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu erstellen, zu verwalten und zu teilen (der „Service“). Sie erklärt außerdem, wie du auf deine personenbezogenen Daten zugreifen und sie aktualisieren kannst, und beschreibt Datenschutzrechte, die nach dem Recht deines Landes oder Bundesstaats verfügbar sein können. Bitte lies diese Datenschutzerklärung sorgfältig. Durch den Zugriff auf oder die Nutzung des Service bestätigst du, dass du über unsere Praktiken in Bezug auf deine personenbezogenen Daten informiert wurdest und diesen zustimmst.

Bitte beachte, dass diese Datenschutzerklärung nicht gilt, soweit Guidelane als Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten im Auftrag kommerzieller Kunden verarbeitet – zum Beispiel, wenn dein Arbeitgeber eine Guidelane-Organisation für die Nutzung bei der Arbeit bereitgestellt hat. Die Nutzung solcher Daten unterliegt unseren Kundenvereinbarungen über Zugang und Nutzung dieser Angebote.

Wir erheben die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

A. Personenbezogene Daten, die du uns direkt bereitstellst

Wir erheben personenbezogene Daten, wenn du ein Konto für unseren Service erstellst oder mit uns kommunizierst. Dazu gehören:

Kontoinformationen. Guidelane erhebt Kennungen wie deinen Namen und deine E-Mail-Adresse, wenn du dich registrierst. Wenn du dich mit Google OAuth anmeldest (sofern aktiviert), können wir auch dein Profilbild und verwandte Konto-IDs von Google erhalten. Bei Registrierung mit E-Mail und Passwort speichern wir eine gehashte Version deines Passworts; wir speichern Passwörter nicht im Klartext.

Organisations- und Kollaborationsdaten. Wenn du eine Organisation erstellst oder ihr beitrittst, erheben wir Organisationsdetails (z. B. Name und Slug), Mitgliedsrollen (Admin, Editor oder Viewer), Teammitgliedschaften, Einladungen (einschließlich E-Mail-Adressen der Eingeladenen) und verwandte Kollaborationsmetadaten.

Von dir erstellte Inhalte. Der Service ermöglicht das Erstellen und Verwalten von Guides, Schritten, Medien (einschließlich Bildern und Annotationen), Kommentaren, Mentions, Collections, Kategorien und verwandten Metadaten. Wenn du personenbezogene Daten in diesen Inhalten einschließt, erheben und speichern wir sie im Rahmen der Bereitstellung des Service.

KI-Eingaben und -Ausgaben. Bestimmte Funktionen erlauben es dir, Prompts, Guide-Kontext, Bilder, Fragen und Gesprächsverläufe („Eingaben“) zu übermitteln, woraus über von dir oder deiner Organisation konfigurierte Drittanbieter-KI (oder auf begrenzten Free-Tiers plattformseitige Anbieter) Antworten („Ausgaben“) erzeugt werden. Wenn du personenbezogene Daten in Eingaben einschließt, können diese von diesen Anbietern verarbeitet werden und in Ausgaben erscheinen. Wir speichern außerdem KI-Lauf-Metadaten wie Modell, Status, Token-Anzahlen und Fehler für Abrechnung, Entitlements und Betrieb.

Zahlungsinformationen. Bei einem bezahlten Plan erfolgt die Zahlungsabwicklung über Stripe. Wir erhalten und speichern abonnementbezogene Kennungen (z. B. Stripe-Kunden- und Abonnement-IDs, Plan, Status und Abrechnungszeitraum), speichern aber keine vollständigen Zahlungskartennummern auf unseren Servern.

API-Schlüssel und Integrationen. Wenn du API-Schlüssel erstellst, speichern wir eine gehashte Form des Schlüssels, einen Hinweis, Rolle, Ablaufdatum und Nutzungsmetadaten. Wenn du optionale Integrationen (z. B. Jira) verbindest, speichern wir verschlüsselte Zugangsdaten und zugehörige Verbindungseinstellungen, die für den Betrieb der Integration erforderlich sind.

Kommunikationsinformationen. Wenn du mit uns kommunizierst, erheben wir deinen Namen, Kontaktinformationen und den Inhalt der von dir gesendeten Nachrichten.

B. Personenbezogene Daten aus deiner Nutzung des Service

Wenn du den Service nutzt, erhalten wir außerdem bestimmte technische Daten automatisch. Dazu gehören:

Geräte- und Protokollinformationen. Wir erheben Informationen zur Leistungsfähigkeit unseres Service, einschließlich IP-Adresse (wie von unserer Hosting- und Logging-Infrastruktur verarbeitet), Browsertyp und -einstellungen, Request-IDs, Fehlerprotokolle und andere betriebliche Signale. Sofern aktiviert, nutzen wir Sentry zur Fehlerüberwachung.

Nutzungsdaten. Wir erheben Informationen über deine Nutzung des Service, z. B. KI-Lauf-Aktivität, Suche und Assistant-Nutzung sowie organisationsbezogene Insights-Aggregate (z. B. Guide-Anzahlen, Mitgliedszahlen und KI-Nutzung). Wir verwenden im derzeitigen Stand keine Marketing-Analytics-Cookies oder Werbe-Tracker Dritter im Service.

Cookies und ähnliche Technologien. Wir verwenden Cookies, die für den Betrieb des Service erforderlich sind, darunter:

• Authentifizierungs-Session-Cookies (authjs.session-token / __Secure-authjs.session-token);
• Spracheinstellung (GUIDELANE_LOCALE, für Englisch und Deutsch);
• kurzlebige Cookies für bestimmte OAuth-Flows (z. B. Jira-OAuth-State).

Wir verwenden derzeit keine Werbe- oder Cross-Site-Tracking-Cookies.

Embeddings und Suchindizes. Wenn semantische Suche für deine Organisation aktiviert ist, erzeugen und speichern wir Embeddings aus Guide-Inhalten (einschließlich chunkierter Textdarstellungen), um Suche und KI-Assistant-Funktionen zu ermöglichen.

C. Informationen, die wir wissentlich nicht erheben

Guidelane erhebt wissentlich keine sensiblen oder besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder religiöse Informationen) als Produkt-Datenkategorie. Guidelane erhebt außerdem wissentlich keine Informationen von Kindern unter 18 Jahren und richtet den Service nicht an sie. Wenn wir erfahren oder Grund zur Annahme haben, dass ein Nutzer unter 18 Jahre alt ist, untersuchen wir dies und löschen oder anonymisieren gegebenenfalls die personenbezogenen Daten und/oder schränken das Konto ein.

Wir können personenbezogene Daten für folgende Zwecke verwenden:

• Bereitstellung und Wartung des Service, einschließlich Guide-Erstellung, Teilen, Einbetten, Suche, Kommentare, API-Zugang und optionaler KI-Funktionen.
• Erstellen, Verwalten und Administrieren deines Kontos und deiner Organisationsmitgliedschaften, einschließlich Einladungen, Rollen und Authentifizierung.
• Ermöglichung von Zahlungen, Abonnements, Entitlements, Trials und Billing-Support über Stripe.
• Betrieb von KI-Funktionen, die du oder deine Organisation aktivierst, einschließlich der Übermittlung relevanter Eingaben an die konfigurierten KI- oder Embedding-Anbieter.
• Verbesserung und Weiterentwicklung des Service sowie betriebliche Forschung, einschließlich Debugging und Behebung von Funktionsstörungen.
• Kommunikation mit dir über den Service, einschließlich konto- und sicherheitsbezogener Hinweise.
• Verhinderung, Erkennung und Untersuchung von Betrug, Missbrauch, Sicherheitsvorfällen und Verstößen gegen unsere Nutzungsbedingungen.
• Durchsetzung von Rate Limits und Schutz der Verfügbarkeit des Service.
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen und Schutz der Rechte, Sicherheit, Privatsphäre und des Eigentums von Nutzern, Guidelane oder Dritten.
• Untersuchung und Beilegung von Streitigkeiten oder Sicherheitsproblemen.

Wir können personenbezogene Daten aggregieren oder de-identifizieren, sodass sie dich nicht mehr identifizieren, und diese Informationen für die oben beschriebenen Zwecke verwenden, z. B. zur Analyse der Nutzung und Verbesserung von Funktionen. Wir behalten de-identifizierte Informationen in de-identifizierter Form und versuchen nicht, sie erneut zu identifizieren, außer soweit gesetzlich vorgeschrieben.

Hinweis zur KI-Verarbeitung. Guidelane trainiert keine eigenen Foundation Models mit deinen Eingaben oder Ausgaben. Bei Nutzung von KI-Funktionen können Inhalte von Drittanbieter-KI (z. B. OpenAI, Anthropic, Google Gemini, Groq und/oder Hugging Face für Embeddings) verarbeitet werden, vorbehaltlich deren Bedingungen und der Konfiguration deiner Organisation. Du solltest keine Inhalte übermitteln, zu deren Verarbeitung mit diesen Anbietern du nicht berechtigt bist.

Wir können deine personenbezogenen Daten unter folgenden Umständen offenlegen:

Dienstleister und Geschäftspartner. Wir können personenbezogene Daten an Drittanbieter weitergeben, die unsere Betriebsabläufe unterstützen und uns bei der Bereitstellung des Service helfen. Je nach Konfiguration kann dies umfassen:

• Hosting und Infrastruktur (z. B. Vercel);
• Objektspeicher (z. B. Vercel Blob);
• Datenbanken und zugehörige Infrastruktur;
• Authentifizierungsanbieter (z. B. Google OAuth, sofern aktiviert);
• Zahlungsabwicklung (Stripe);
• KI- und Embedding-Anbieter (wie von dir oder deiner Organisation konfiguriert, sowie begrenzte Plattform-Fallbacks, soweit angeboten);
• Rate-Limiting-Infrastruktur (z. B. Upstash Redis / Vercel KV);
• Fehlerüberwachung (Sentry, sofern konfiguriert);
• optionale Integrationen, die du verbindest (z. B. Jira / Atlassian).

Diese Parteien verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Erbringung von Dienstleistungen in unserem Auftrag oder gemäß den Integrationen deiner Organisation erforderlich ist, im Einklang mit geltendem Recht.

Unternehmensübertragungen. Im Falle einer Fusion, Übernahme, Umstrukturierung, Insolvenz oder einer anderen Unternehmenstransaktion können personenbezogene Daten im Rahmen von Due Diligence an Gegenparteien und Berater offengelegt oder als Teil der Transaktion übertragen werden.

Rechtliche Compliance und Schutz von Rechten. Wir können personenbezogene Daten an Behörden oder andere Dritte weitergeben, wenn wir dies für erforderlich halten, um: (i) geltende Gesetze, Vorschriften oder rechtliche Verfahren einzuhalten; (ii) auf rechtmäßige Anfragen oder Untersuchungen zu reagieren; (iii) die Sicherheit, Rechte oder das Eigentum einer Person zu schützen; (iv) Betrug, Sicherheitsvorfälle oder andere rechtswidrige Aktivitäten zu verhindern; (v) unsere Nutzungsbedingungen oder andere Rechtsansprüche durchzusetzen; oder (vi) Guidelane vor rechtlicher Haftung zu schützen.

Organisationsadministratoren. Wenn du Teil eines Organisationskontos bist, können Administratoren und andere autorisierte Mitglieder auf Inhalte und kontobezogene Informationen entsprechend ihrer Rollen zugreifen (z. B. Mitgliedschaftsstatus, Guide-Inhalte, Kommentare und Nutzung innerhalb dieser Organisation).

Andere Nutzer und Dritte, mit denen du Informationen teilst. Bestimmte Funktionen ermöglichen das Teilen von Guides über Organisationszugang, öffentliche Share-Links, Embeds oder Exporte. Informationen, die du über diese Funktionen freiwillig teilst, sind für Empfänger gemäß den von dir gewählten Sichtbarkeits- und Link-Einstellungen zugänglich und können den eigenen Praktiken dieser Empfänger unterliegen.

Mit deiner Einwilligung. Wir können personenbezogene Daten offenlegen, wenn du uns dazu die Erlaubnis gibst, einschließlich über Funktionen des Service, die zum Teilen von Informationen bestimmt sind.

Guidelane bewahrt deine personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies für den wirksamen Betrieb des Service und zur Unterstützung berechtigter geschäftlicher Bedürfnisse erforderlich ist, z. B. rechtliche Compliance, Sicherheit, Streitbeilegung, Abrechnung und Durchsetzung unserer Vereinbarungen. Die angemessene Aufbewahrungsdauer hängt vom Zweck der Erhebung, der Sensibilität, den potenziellen Risiken und geltenden rechtlichen Anforderungen ab.

Wenn du dein Konto über den Service löschst, anonymisieren wir deinen Nutzerdatensatz (z. B. durch Löschen von Name, E-Mail, Bild und Passwort-Credentials und Deaktivieren des Kontos). Von dir in Organisationen erstellte Inhalte können für diese Organisationen verfügbar bleiben und einem gelöschten oder anonymisierten Nutzer zugeordnet werden. Die Löschung auf Organisationsebene wird derzeit nicht als Self-Service-Funktion angeboten.

Wenn personenbezogene Daten nicht mehr benötigt werden, folgen Guidelane und seine Dienstleister Verfahren zur Löschung, Unkenntlichmachung, De-Identifizierung oder Anonymisierung im Einklang mit geltendem Recht.

Wir setzen wirtschaftlich angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch sowie unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Änderung oder Zerstörung zu schützen. Beispiele im Service umfassen gehashte Passwörter, gehashte API-Schlüssel, verschlüsselte Organisations-KI-Schlüssel und Integrations-Credentials, rollenbasierte Zugriffskontrollen, Request-Korrelation und strukturiertes Logging mit Secret-/PII-Redaktion sowie optionale Fehlerüberwachung. Dennoch ist keine Übertragung über das Internet und keine elektronische Speicherung vollständig sicher. Du solltest vorsichtig entscheiden, welche Informationen du mit dem Service teilst. Wir sind nicht verantwortlich für die Umgehung von Privatsphäre-Einstellungen oder Sicherheitsfunktionen des Service oder von Drittwebsites, die über den Service verlinkt sind.

Je nach Wohnsitz und geltendem Recht können dir bestimmte Rechte in Bezug auf deine personenbezogenen Daten zustehen. Dazu können gehören: das Recht auf Auskunft, Löschung, Berichtigung oder Übertragung deiner personenbezogenen Daten; Widerspruch gegen oder Einschränkung der Verarbeitung; oder Widerruf einer Einwilligung, soweit die Verarbeitung auf Einwilligung beruht. Du kannst auch das Recht haben, bei deiner örtlichen Datenschutzbehörde Beschwerde einzulegen.

Zur Ausübung dieser Rechte kannst du oder dein bevollmächtigter Vertreter uns unter privacy@guidelane.io kontaktieren. Wir können Informationen zur Identitätsprüfung anfordern, bevor wir deine Anfrage bearbeiten. Guidelane wird dich nicht benachteiligen, weil du Datenschutzrechte nach geltendem Recht ausübst.

Zu den dir möglicherweise zustehenden Rechten gehören:

• Auskunftsrecht darüber, welche Kategorien personenbezogener Daten wir erheben, zu welchen Zwecken wir sie verwenden und an welche Arten von Dritten wir sie weitergeben.
• Zugang und Portabilität, d. h. du kannst eine Kopie der personenbezogenen Daten anfordern, die wir über dich speichern, und gegebenenfalls deren Bereitstellung in einem portablen Format verlangen. (Der Service bietet derzeit Guide-JSON-Export; ein vollständiges personenbezogenes Datenexportpaket kann manuelle Unterstützung erfordern.)
• Löschung personenbezogener Daten, die im Zusammenhang mit deiner Nutzung des Service erhoben wurden, vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen. Die Self-Service-Kontolöschung anonymisiert derzeit dein Konto, statt alle historischen Inhalte endgültig zu löschen.
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten, die wir über dich führen.
• Widerspruch / Einschränkung / Widerruf der Einwilligung, soweit nach lokalem Recht anwendbar.
• Kein Verkauf und keine gezielte Werbung. Wir „verkaufen“ oder „teilen“ personenbezogene Daten nicht für kontextübergreifende verhaltensbezogene Werbung und verarbeiten personenbezogene Daten nicht für „gezielte Werbung“ im Sinne gängiger Definitionen geltender US-Bundesstaatlicher Datenschutzgesetze.
• Keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung. Guidelane trifft keine Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen und rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen auf dich haben (z. B. Entscheidungen zur Gesundheits- oder Finanzberechtigung).

Guidelane verarbeitet personenbezogene Daten für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke auf Infrastruktur, die sich in verschiedenen Rechtsordnungen befinden kann (einschließlich außerhalb deines Wohnsitzlandes, z. B. in den Vereinigten Staaten, je nach Hosting- und Anbieterkonfiguration). Bei internationalen Übermittlungen verlangen wir ein angemessenes Datenschutzniveau im Einklang mit geltendem Recht.

Wenn du oder deine Organisation einen öffentlichen Share-Link erstellst oder einen Guide einbettest, kann der darüber verfügbare Inhalt für jede Person mit dem Link zugänglich sein – ohne Anmeldung. Du bist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass öffentlich geteilte Inhalte zur Offenlegung geeignet sind. Share-Links können Ablaufzeiten enthalten, soweit vom Service und deinen Plan-Entitlements unterstützt.

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. In diesem Fall veröffentlichen wir eine aktualisierte Version und das Gültigkeitsdatum oben auf dieser Seite, sofern keine andere Form der Mitteilung gesetzlich erforderlich ist. Deine fortgesetzte Nutzung des Service nach einer Änderung dieser Datenschutzerklärung gilt – soweit gesetzlich zulässig – als Zustimmung zu dieser Änderung.

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung kannst du uns unter privacy@guidelane.io kontaktieren.